۱۳۹۸ يکشنبه ۳۰ تير
کد : 24923-15568      تاریخ ایجاد : ۱۳۹۳ دوشنبه ۳ شهريور   تعداد بازدید : 44

چند قدم جهت ایجاد زیبایی، نظم و آراستگی در محیط کار

چند قدم جهت ایجاد زیبایی، نظم و آراستگی در محیط کار

 دانلود فایل pdf


چند قدم جهت ایجاد زیبایی، نظم و آراستگی در محیط کار
شاید برای شما هم پیش آمده باشد که در بدو ورود به اتاق یکی از همکارانتان،  چند لحظه فکر کنید که به اشتباه به انبار اداره وارد شده اید. ممکن است تلاش همکار مذکور جهت یافتن جدیدترین بخشنامه از بین انبوه پرونده ها و کاغذ پاره ها حدس  شما را تقویت کند. آری! یک میز شلوغ نشانه پرکاری ما نیست بلکه نشانه ی بی نظم بودن  ما است. بی نظم بودن محیط کاری نمودی از بی نظم بودن افکار و درون فرد است و به احتمال قوی کارمندانی که محیط کارشان بی نظم و آشفته است، آشپزخانه، اتاق خواب، اتاق میهمان و سایر قسمت های منزلشان نیز بی نظم و نامرتب است.
 محل کار ما خانه ی دوم ماست و ما حدود یک سوم از شبانه روز را در آنجا به سر می بریم؛ منظم و مرتب بودن آن تاثیر به سزایی بر ایجاد نظم در ذهن و شادابی روحیه ی ما دارد.  علاوه بر آن کارکردن و اندیشیدن در یک محیط مرتب تاثیر مهمی در نظم فکری و مرتب بودن افکار دارد. بطوری در یک محیط منظم، افکار و اندیشه های کارمند مشوش و بی نظم نیست. ترتیب و توالی کارها را به خوبی به خاطر می سپارد، از فراموشی انجام کارها جلوگیری می شود و در نهایت این موارد باعث جلوگیری از اتلاف وقت و دوباره کاری می شود. آنگاه در پایان ساعات کار است که فرد از انجام کارهایش در طول یک روز کاری احساس مفید بودن و رضایت  میکند. 
چند گام ساده و مهم که می تواند شما را در ایجاد زیبایی، نظم و آراستگی در محیط کار کمک کند با هم مرور میکنیم.

مرحله اول: 

در مرحله اول جهت ایجاد نظم، آراستگی و زیبایی در محیط کار لازم است وسايل غير ضروري هر اتاق تشخیص داده شده و از وسايل مورد نیاز و ضروري جدا می شوند. اگر به اطراف خود نگاه كنيد به وسايلي بر مي خوريد كه مدتهاست مورد استفاده قرار نگرفته است و حتی  و مشخص نيست كه در آينده هم مورد استفاده قرار بگيرد. از آنجا¬كه تصميم گيري براي غير ضروري بودن برخي وسايل، ممكن است در حيطه ی اختیارات مديريت ارشد سازمان و يا مديران رده بالاتر باشد ؛ به همین دلیل باید فهرستي از اين وسايل تهیه شود وجهت تصمیم گیری نهایی در اختیار مدیر قرار گیرد.

جمله فریبنده "شاید در آینده به کار بیاید" عاملی است که باعث می شود اتاق شما بدون این که متوجه شوید به انبار تبدیل شود.
 

یادآوری شود  که یک میز کار آشفته باعث از دست دادن فرصت انجام کار به موقع، اتلاف وقت به خاطر  جستجوي مکرر براي اطلاعات گم شده ، افزايش اضطراب و پريشاني، از دست دادن روحيه ی کار، حواس پرتي هاي ناخواسته و مشکلات غيره منتظره می شود و بهره وری را به شدت کاهش می دهد. بنابراین هر کارمند بصورت انفرادی یا کارکنان بخش ها به صورت گروهی می توانند با رعایت همین نکات ساده نسبت به زیباسازی و سامان¬دهی محل کار خود اقدام کنند.  
مرحله دوم:
نظم و ترتيب راهي براي يافتن و به كار بردن اشياء ، بدون نیاز به جستجوهاي بیهوده است. بدين منظور ضمن اینکه  همه ی وسايل مورد نياز را دقيقاً شناسايي می¬کنیم ؛   كاركرد هر يك از آنها را نيز مشخص می¬نماييم. به همین دلیل باید اشيايي را كه غالباً استفاده مي كنيم ، در دسترس قراردهیم ؛ اشيايي را كه به ندرت استفاده مي كنيم؛ در جايي دور از دسترس قرار دهيم و اشيايي را كه استفاده نمی کنیم از محیط کار خارج کنیم.
در اين مرحله باید همه ی وسایلی را که در مرحله ی اول ضروری تشخیص داده ایم  به گونه اي در محیط كار قرار دهیم  كه به راحتی در دسترس ما قرار گیرند به گونه ای که  محیط نیز دارای ظاهر آراسته ای داشته باشد. 

  

   


 
نظم و ترتیب هم در  اتاق کار ، و هم در محیط رایانه به منظور دسته بندی پوشه ها ، لازم و بسیار ضروری است. بطور مثال همان طور که در تصویر پایین مشاهده می شود ، می توان بجای نامگذاری فایل های رایانه با اسامی گیج کننده ای چون  "گزارش پروژه نهایی" و "گزارش پروژه نهایی نهایی" و " گزارش پروژه نسخه نهایی" آن ها را با اسم هایی مانند " گزارش پروژه 1"، " گزارش پروژه 2" و" گزارش پروژه 3" ذخیره کرد. یا به جای قرار دادن  تمام فایل ها در یک پوشه ، می توان به مطالب  مشابه و مرتبط یک پوشه ی جداگانه اختصاص داد.
 

مرحله سوم:
فرآیند تنظیف به کشف و تحلیل موانع پاکیزگی و اتخاذ تدابیری برای  پيشگيري از آلودگی، توجه دارد. پس از اينكه وسايل غيرضروري پاکسازی شد و وسايل ضروري به شکل مناسبی منظم گردید محیط کار پاکیزه و چشم نواز می گردد. 

 در تمیز کردن و گرد گیری و زیبا سازی محیط کار خلاقیت به خرج دهیم و خودکفا باشیم. در سازمانهایی که فرهنگ زیباسازی و رعایت نظم و ترتیب جا افتاده است منتظر خدم و حشم برای گردگیری میز کار، پاک کردن صفحه مانیتور، مرتب کردن قفسه کتاب و ... نیستند. 
نمونه جالب آن یکی از اساتید دانشگاه علوم پزشکی کرمان است که می فرمودند: "من همیشه در اتاق کارم یک چکش، پیچ گشتی، انبر دستی و چند تا میخ توی کشوی میزم دارم." این مورد علاوه بر اینکه از اتلاف زمان و درگیریهایی که در اثر درخواست مکرر این کار از واحد خدمات اداره ممکن است پیش بیاید جلوگیری می کند. باعث می شود که وقتی شما تابلویی به دیوار اتاقتان نصب میکنید یا درب آن را تعمیر میکنید  علاقه ی ظریفی به آن مکان پیدا میکنید و آن اتاق را مانند یکی از اتاق های منزلتان تصور میکنید. دیگر هیچ گاه انتظار تمام شدن ساعات کار را نمی کشید و برای فرار از آن محیط نقشه نمی کشید.


در درجه ی نخست نباید اجازه داد كه آلودگی  بوجود آيد. راه هاي پيشگيري از آلودگی و كثيفي، بسياراست  ولی اصلی ترين راه، «كثيف نكردن» است. ما نباید با عمل خود محيط را آلوده كنیم  و اما اگر ناخواسته، آلودگی ایجاد شد باید فوری آن را بزداييم.

 همه ما می توانیم 5 دقيقه اول شروع كار و یا 5 دقيقه مانده به پايان ساعات كاری مان را به تمیز و مرتب کردن فضای کارمان اختصاص بدهیم تا روز بعد که به محل کار برمی گردیم ، با فضایی مرتب و تمیز مواجه شویم. حتی می توانیم لیست کارهایی را هم که باید روز بعد انجام دهیم  در همین زمان بنویسیم و روی میز بگذاریم. این اقدام در مدیریت زمان  بسیار کمک کننده است. 

در بعضي از شركتها و ادارات كار تنطیف توسط كارگران بخش خدمات انجام مي شود. هرچند حالت مطلوب اين است كه كارگران خدماتي فقط مناطق عمومي را نظافت كنند و محيط كار و دستگاههاي مربوط به هر نفر توسط خود فرد نظافت شود. 
اگر محل كارمان را مانند خانه ی خود بدانیم؛ پاکیزه نگه داشتن آن ساده تر می شود. پیشگیری از بی نظمی و مراقبت از پاکیزگی مداوم فضای کار، اموال و افراد و نیز حذف و یا كنترل آلودگی سبب حظ بصری خودمان ، همکاران و مراجعه کنندگان  میشود. علاوه برآن رغبت به کار در چنین محیط آراسته و زیبایی افزایش می یابد.


 مرحله چهارم: 
آموزش به کارکنان در خصوص نظم و آراستگی محیط کار، قوانین و مقررات ناظر بر رعایت آراستگی در محیط کار، بازدید منظم از مجموعه ی تحت مدیریت و انجام ارزیابی داخلی ، نصب علائم راهنمای فضاهای اداری مانند تابلوی راهنمای طبقات در معابر ورودی ساختمان ها یا علائم نشان دهنده ی محل قرار گیری وسایل و تجهیزات اضطراری (مانند کپسول خاموش کننده آتش) از جمله وظایف مدیریت در استقرار زیبایی و آراستگی محیط کار است. .  
در امر تنظیم و نظارت  مسئولیت  اصلی برعهده  مديران است. مدیران و مسوولان  بخش ها باید با مشارکت کارکنان هر بخش ، برنامه ای تدوین کنند که با اجرای آن بر  نحوه ی رعایت نظم و ترتیب و پاکیزگی در بخش ها نظارت داشته باشند. اما ما به شما پیشنهاد میکنیم، حتی اگر مدیرتان به فکر  این مسائل نیست، در ایجاد زیبایی و نظم در اتاق کارتان پیشتاز باشید. تغییراتی  که شما در جهت زیبایی و نظم ایجاد میکنید دیگران را ترغیب  و تشویق میکند تا تغییر کنند. 


 لزوما  زیبا سازی محیط کار با استفاده از وسایل و تجهیزات نو  و پر هزینه ایجاد نمی شود گاهی اوقات هنگامی که کتاب های موجود در کتابخانه را بر اساس تناسب رنگی یا بر اساس قطر و اندازه کتاب مرتب میکنید چنان زیبا، منظم و چشم نواز میشود که از مشاهده آن و تغییری که ایجاد کرده اید لذت می برید!!!

 مرحله پنجم:

 انضباط ،  فرآیند تکرار و تمرین انجام صحیح كار است. برای تحقق این امر، آموزش، نظارت مستمر، ارزیابی و اختصاص دادن پاداش مفید و موثر است.

اجرای قوانین مراحل چندگانه بالا قطعاً روحیه ی کارکنان را بهبود می بخشد. کار در یک محل منظم و مرتب قطعاً دل پذیرتر از کار در یک محل بهم ریخته و شلوغ است. برای اجرای نظم و آراستگی محیط کار می توان از میز و کمد خود شروع کرد ؛ سپس به اتاق کار و بعد به راهروها و فضاهای عمومی توجه داشت. کافی است اراده کنیم و اولین قدم را برداریم. زیرا در پی اولین اقدام و مشاهده ی نتایج مطلوب و اثر بخش آن ، انگیزه جدی جهت حفظ و ارتقاء نظم وآراستگی به وجود می آید.



نظر شما :
captcha
نظرات بینندگان
انتشار یافته : 3
پرسنل بيمارستان  | ۱۳۹۳ چهارشنبه ۲۶ شهريور-12:58
0
1
پاسخ
نظافت دانشگاه خيلي ايراد دارد درراهروها گوشه ديوارها پراز گرد وخاك مي باشد ويا ميز پرسنل در هر اتاقي كه ميرويم مشخص است كه خيلي وقت گرد گيري نشده وچيدمان اتاقها رو بگو كه افتضاح مي باشد وقتي داننشگاه اينقدر كثيف باشد تكليف بيمارستانها ومراكز معلومه البته ناگفته نماند كه فضاي سبز و محوطه عاليه
captcha
همکار  | ۱۳۹۳ چهارشنبه ۵ شهريور-08:15
14
0
پاسخ
در اتاق من گوشی تلفن ، کیبورد و مانیتور و سایر لوازم اداری توسط خدمتگذار هیچ وقت تمیز نمیشوند و خیلی خودم در عذابم ای کاش حداقل به هر اتاق پارچه تنظیف میدادند من خودم وسایل را هر چند گاه پارچه میکشیدم
captcha
shahabi  | ۱۳۹۳ دوشنبه ۳ شهريور-13:30
3
1
پاسخ
خوب بود اگرچه کمتر مورد توجه قرار میگیرد.
captcha